Le poste est ouvert au niveau national en Haïti et destiné au personnel haïtien. Il ne s’agit pas d’un poste expatrié.
Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation médicale humanitaire non-gouvernementale, Indépendante et autonome. L’organisation internationale a été créée sous le statut d'association privée à but non-lucratif. La vocation de MSF est d'apporter une aide médicale humanitaire à des populations victimes de conflits armés, d'épidémies, de pandémies et de catastrophes naturelles, sans distinction ethnique, de sexe, de religion, de philosophie ou d'opinion politique. Les valeurs fondamentales de MSF · Éthique médicale · impartialité · Neutralité · Indépendance.
But principal
Spécialiste administratif en charge de la gestion des mouvements du personnel et de toutes les procédures y afférentes, il agit en conformité avec les normes et procédures MSF et la législation nationale, ceci de manière à assurer le bon fonctionnement des activités.
Responsabilités
•
Gérer, de concert avec le siège, les arrivées et les départs du personnel international du pays : visas, billets d’avion et ensemble des démarches nécessaires.
•
Coordonner avec les projets et le siège les mouvements des personnels (nationaux et internationaux) et les formalités administratives y afférentes (passeport, visas, per diem).
•
Garder le contact avec les partenaires extérieurs pour rester informé/e des politiques et procédures concernant les déplacements, formalités d’entrée, permis de travail (immigration, UN, compagnies aériennes ...).
•
Prendre en charge toutes les tâches administratives liées aux personnels transitant par la capitale (notamment transports, briefing, questions financières et logement).
•
Veiller à tenir à jour les outils de pilotage des mouvements et les listes de contact mission et les diffuser régulièrement (notamment les listes des déplacements et des évacuations).
•
Planifier et superviser, en étroite collaboration avec le département RH, les procédures RH induites (recrutement, formation/intégration, évaluation, détection des potentiels, perfectionnement et communication) des personnels sous sa responsabilité (assistants administratifs, personnels de ménage) de manière à garantir la taille et l’adéquation des connaissances requises et à améliorer les capacités.
•
Prendre en charge la préparation des per diem, les moyens de télécommunication et l’attribution des hébergements maison/chambre ; veiller à correctement entretenir les maisons d’hôtes (mobilier, ménage, nourriture).
•
Être responsable du classement des documents administratifs conformément aux normes MSF et à la législation nationale. Envoyer les documents exigés au siège en temps et en heure.
Responsabilités spécifiques
 Responsable de briefer les IMS sur la franchise maximale de bagages autorisée par UNHAS, en veillant à ce que chaque IMS parte avec un maximum de 15 kg, et de transmettre tout excédent de bagages à la logistique afin qu’il soit envoyé séparément à Port-au-Prince.
 Assurer le suivi des vols entrants et sortants, en signalant tout document manquant, billet de vol interne, besoin d’hébergement supplémentaire ou organisation des repas.
 Responsable de l’organisation des mouvements à la frontière, y compris l’impression de tous les documents nécessaires (salvo conducto).
 Collaborer avec les équipes administratives des différentes sections MSF et veiller à l’harmonisation des procédures.  point focal perdiem/argent secu pour tout.es les IMS, en incluant toutes les OCs.
 Gérer le personnel administratif (cuisiniers).
 Veiller à ce que tout le personnel à Caracol dispose d’une carte MSF et de tous les documents nécessaires à l’emploi (matrice fiscale), et faciliter la coordination pour la mise en place de la paie du personnel de Caracol.

Le poste est ouvert au niveau national en Haïti et destiné au personnel haïtien. Il ne s’agit pas d’un poste expatrié.
Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation médicale humanitaire non-gouvernementale, Indépendante et autonome. L’organisation internationale a été créée sous le statut d'association privée à but non-lucratif. La vocation de MSF est d'apporter une aide médicale humanitaire à des populations victimes de conflits armés, d'épidémies, de pandémies et de catastrophes naturelles, sans distinction ethnique, de sexe, de religion, de philosophie ou d'opinion politique. Les valeurs fondamentales de MSF · Éthique médicale · impartialité · Neutralité · Indépendance.
But principal
Spécialiste administratif en charge de la gestion des mouvements du personnel et de toutes les procédures y afférentes, il agit en conformité avec les normes et procédures MSF et la législation nationale, ceci de manière à assurer le bon fonctionnement des activités.
Responsabilités
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Gérer, de concert avec le siège, les arrivées et les départs du personnel international du pays : visas, billets d’avion et ensemble des démarches nécessaires.
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Coordonner avec les projets et le siège les mouvements des personnels (nationaux et internationaux) et les formalités administratives y afférentes (passeport, visas, per diem).
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Garder le contact avec les partenaires extérieurs pour rester informé/e des politiques et procédures concernant les déplacements, formalités d’entrée, permis de travail (immigration, UN, compagnies aériennes ...).
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Prendre en charge toutes les tâches administratives liées aux personnels transitant par la capitale (notamment transports, briefing, questions financières et logement).
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Veiller à tenir à jour les outils de pilotage des mouvements et les listes de contact mission et les diffuser régulièrement (notamment les listes des déplacements et des évacuations).
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Planifier et superviser, en étroite collaboration avec le département RH, les procédures RH induites (recrutement, formation/intégration, évaluation, détection des potentiels, perfectionnement et communication) des personnels sous sa responsabilité (assistants administratifs, personnels de ménage) de manière à garantir la taille et l’adéquation des connaissances requises et à améliorer les capacités.
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Prendre en charge la préparation des per diem, les moyens de télécommunication et l’attribution des hébergements maison/chambre ; veiller à correctement entretenir les maisons d’hôtes (mobilier, ménage, nourriture).
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Être responsable du classement des documents administratifs conformément aux normes MSF et à la législation nationale. Envoyer les documents exigés au siège en temps et en heure.
Responsabilités spécifiques
 Responsable de briefer les IMS sur la franchise maximale de bagages autorisée par UNHAS, en veillant à ce que chaque IMS parte avec un maximum de 15 kg, et de transmettre tout excédent de bagages à la logistique afin qu’il soit envoyé séparément à Port-au-Prince.
 Assurer le suivi des vols entrants et sortants, en signalant tout document manquant, billet de vol interne, besoin d’hébergement supplémentaire ou organisation des repas.
 Responsable de l’organisation des mouvements à la frontière, y compris l’impression de tous les documents nécessaires (salvo conducto).
 Collaborer avec les équipes administratives des différentes sections MSF et veiller à l’harmonisation des procédures.  point focal perdiem/argent secu pour tout.es les IMS, en incluant toutes les OCs.
 Gérer le personnel administratif (cuisiniers).
 Veiller à ce que tout le personnel à Caracol dispose d’une carte MSF et de tous les documents nécessaires à l’emploi (matrice fiscale), et faciliter la coordination pour la mise en place de la paie du personnel de Caracol.